질문) “ IDOC 이 뭔가요?”  “IDOC 이라고 하는 곳에서 무슨 서류를 잔뜩 내라고 왔는데, 이게 다 뭐예요?”

요즘 사립대학에 얼리로 지원한 많은 가정들이 IDOC으로 부터 많은 서류를 요구 받고 있는 시점이다. 사립 대학에 지원 할 때 재정 보조 신청을 하기 위해서 대부분의 학교는 CSS Profile 이라는 것을 요구한다.

CSS Profile을 접수 한  후에 또 처리 해야 할 것이 IDOC 서류인데,  IDOC서류에 관한 이메일을 받고 당황 하는 부모들이 적지 않다. 그러나 당황 할 필요는 없다.  IDOC은 Institutional Documentation Service 의 약자로, 칼리지보드 측이 각 학교 에서 요구 하는 학비 보조 관련 서류들을 일괄적으로 접수 받아 해당 대학에 보내 주는 프로그램의 일환 이다.

이는 앞서 제출 해 준 CSS Profile  처리가 지극히 정상적으로 잘 되고 있음을 말해 주는 것이다. 요즘 CSS Profile을 요구하는 대학들의 IDOC 가입이 점점 늘고 있는 추세다. 대학들이 CSS Profile을 통해 각종 서류들을 받다 보니, 인력 소모와 업무 혼선이 너무 심해 이를 개선하고자  IDOC  을 이용하고 있기 때문 이다. 따라서 IDOC에 가입한 대학들에는 대학재정보조 사무실로 직접 서류를 보내면 안되고 IDOC에 제출 해 줘야 한다. CSS Profile 을 마친 후 학생의 이메일로 IDOC 접속 ID를 받게 되는데 IDOC에 접속 하기 위한 패스워드는 학생의 생년월일 이나 소셜번호 등 이며, 이들 3가지 항목중 2가지만 기재하면 IDOC 페이지로 들어가게 된다.

그러면 IDOC 에서 요구하는 서류들은 어떤 것이 있을까? IDOC에서 요구하는 서류 중 모든 학생이 제출해줘야 할  중요한 서류는 2021년도 부모님 세금 보고서 사본 이다. 따라서 해당연도 세금보고가 끝나기 전에는 IDOC 접수가 무의미 하다. IDOC의 서류 마감일은 학교에 따라 다르지만 얼리로 지원하는 학생의 경우에는 11월15인 경우가 많다. 혹시 마감일이 지난 경우라 하면  IDOC 으로 보내지 말고 그 서류를 요구 하는 학교로 직접 서류를 보내야 한다. 또한 세금보고를 안해도 되는 부모님이나 학생의 경우는 Non-tax Filer’s Statement 를 작성 해서 보내면 된다.

이밖에 Verification Worksheet 이나 Business/Farm Supplement Form 등도 작성 해야 한다. 물론 이같은 서류들을 작성할때는 내용상의 실수를 피하기 위해 전문가에게 점검을 받는 것이 바람직 하다. 아울러 부모가 매번 이러한 절차와 내용을 이해 하고 확인을 해 나가는 습관이 중요하다고 하겠다. 학자금 보조 신청 절차와 관련, 늘 강조하는 말이지만 FAFSA 나 CSS Profile 신청 후 대학 에서 추가로 요구 하는 서류들을 제출 해 주지 않으면 학자금 보조를 제대로 받을 수 없다는 사실 이다. 각 대학의 추가 서류 내용이 서로 다르고 제출 방식도 각기 다르기 때문에 이를 제대로 이해 하지 못할 경우 불이익을 받을 수도 있음을 알아야 한다. 대학들은 모든 종류의 서류들을 종합적으로 검토해 최종 학비 재정 보조를 결정하기 때문에 서류 하나라도 누락이 되면 재정 보조가 늦어지거나 정상적인 재정 보조를 받을 수 없는 경우도 생기니 꼼꼼히 챙기고 늦지 않게 제출 해 주는 것이 무엇보다 중요 하다.

미국 대학의 학자금 지원 정책은 ‘First come, First serve’가 전제돼 있다. 이는 먼저 신청한 사람에게 먼저 주고 나중에 신청한 사람에게는 여력이 있을 경우에만 지급 한다는 말이다.  따라서 늘 마감일을 유의하고 늦지 않도록 서류 제출을 서둘러야 할 것이다.

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